Postępowania cywilne z zakresu prawa rodzinnego czy spadkowego wiążą się z koniecznością przedstawienia dokumentów stanu cywilnego, jakimi są akty urodzenia, małżeństwa czy zgonu. Co jednak zrobić w sytuacji, kiedy urodzenie, małżeństwo lub zgon miało miejsce za granicą Polski i strona dysponuje wyłącznie dokumentem zagranicznym? W tej sytuacji nierzadko pojawia się pytanie, czy dany zagraniczny dokument urzędowy powinien najpierw zostać włączony do polskiej księgi stanu cywilnego (tzw. transkrypcja) czy też może samoistnie stanowić dowód w postępowaniu.
Transkrypcji dokumentu zagranicznego aktu stanu cywilnego polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści dokumentu urzędowego do rejestru stanu cywilnego, tj. przeniesieniu treści dokumentu bez ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób w nim wskazanych. Niemniej, razem z wnioskiem o dokonanie transkrypcji aktu stanu cywilnego można złożyć również wniosek o dostosowanie pisowni do reguł pisowni polskiej. Transkrypcja ma ten skutek, że zagraniczny dokument stanu cywilnego staje się polskim aktem stanu cywilnego (uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 20 listopada 2012 r., sygn. akt III CZP 58/12).
Co do zasady transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego nie jest obowiązkowa, jednakże ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego przewiduje w tym zakresie trzy wyjątki. Są nimi takie sytuacje, kiedy obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
Natomiast w przypadku, kiedy zagraniczny akt stanu cywilnego ma zostać wykorzystany jako dowód w postępowaniu, zastosowanie znajdzie art. 1138 Kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z jego brzmieniem, zagraniczne dokumenty urzędowe (w tym akty stanu cywilnego) mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi, nawet jeśli nie zostały wpisane do polskiej księgi stanu cywilnego. Jeśli zatem strona będzie chciała wykorzystać taki dokument w postępowaniu sądowym, wówczas zostaje zwolniona z obowiązku legalizacji dokumentu zagranicznego. W orzecznictwie zakłada się bowiem, iż akt stanu cywilnego sporządzony za granicą stanowi wyłączny dowód zdarzeń w nim stwierdzonych także wtedy, gdy nie został wpisany do polskich ksiąg stanu cywilnego. Jednakże uznanie urzędowego dokumentu zagranicznego za równoważny z polskim dokumentem urzędowym, nie jest bezwarunkowe. Dokument taki musi zostać sporządzony przez właściwy organ państwa (w ramach jego kompetencji) oraz w trybie przewidzianym prawem państwa obcego. Dokument ten nie może również budzić wątpliwości co do jego autentyczności.
Oczywiście wykorzystanie dokumentów zagranicznych, w tym zagranicznych dokumentów urzędowych, dla celów konkretnego postępowania będzie się wiązać z koniecznością przedłożenia sądowi tłumaczenia zagranicznego aktu stanu cywilnego sporządzonego przez tłumacza przysięgłego. Sąd nie ma bowiem obowiązku posługiwania się językiem danego państwa obcego, nawet jeśli jest nim używany powszechnie język angielski.
Reasumując, w postępowaniach, w których niezbędne jest przedłożenie zagranicznych dokumentów urzędowych, nie ma obowiązku rejestracji tychże dokumentów w polskiej księdze stanu cywilnego. Zagraniczne dokumenty urzędowe, w tym zagraniczne akty stanu cywilnego, są bowiem traktowane na równi z polskimi dokumentami urzędowymi, o ile zostały wydane w sposób przewidziany prawem państwa obcego i nie ma wątpliwości co do ich autentyczności. Jest to rozwiązanie prawne przydatne zwłaszcza w postępowaniach alimentacyjnych czy spadkowych z elementami międzynarodowymi. Jeżeli macie Państwo pytania dotyczące możliwości wykorzystania zagranicznych dokumentów urzędowych, w tym zagranicznego aktu stanu cywilnego w toku sprawy, którą zamierzacie Państwo prowadzić przed sądem polskim, zapraszamy do kontaktu (https://asiw.pl/kontakt/).
Kancelaria Prawna Achtelik Siwka i Wspólnicy Adwokaci i Radcy Prawni w ramach specjalizacji dedykowanym klientom indywidualnym (https://asiw.pl/klienci-indywidualni/) prowadzi sprawy spadkowe i rodzinne nie tylko w sądach właściwych dla miasta Katowice, ale również na terenie całego kraju.
