Do góry

Pracownicze Plany Kapitałowe krok po kroku

22.04.2021 | Prawo w pracy

Pracownicze Plany Kapitałowe krok po kroku
Podsumowanie całości regulacji dotyczących PPK - pisze Jacek Mąka radca prawny

Ostatni dzwonek na wdrożenie PPK.

Do dnia 23 kwietnia 2021 roku wszystkie podmioty zatrudniające (pracodawcy) objęte obowiązkiem wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) są zobowiązane do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, a do dnia 10 maja 2021 roku umowy o prowadzenie PPK. Co istotne wywiązanie się przez pracodawców z obowiązków wynikających  z ustawy o PPK jest kontrolowane przez Polski Fundusz Rozwoju S.A. Zatem to ostatni dzwonek na podjęcie działań związanych z wdrożeniem PPK. Przygotowaliśmy dla Państwa opracowanie dotyczące PPK pozwalające na harmonijne wprowadzenie PPK do Państwa firm lub zweryfikowanie czy dopełniliście Państwo wszystkich obowiązków wynikających z ustawy, zwłaszcza, że kary finansowe mogą być dotkliwe.

Na czym polegają Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)?

Pracownicze Plany Kapitałowe zostały wprowadzone na podstawie ustawy z dnia 4 października 2018 o pracowniczych planach kapitałowych celem umożliwienia pracownikom długoterminowego gromadzenia oszczędności. Program ten oparty jest na idei solidarności pomiędzy partnerami w nim uczestniczącymi, tj. podmiotami zatrudniającymi, osobami zatrudnionymi i państwem. Idea solidarności została w szczególności urzeczywistniona w zasadach partycypowania w PPK, bowiem każdy z uczestników jest zobowiązany do dokonywania wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych. PPK jest programem dobrowolnym dla osób zatrudnionych, gdyż mogą one pozostać w PPK lub z niego zrezygnować. Całkowicie odmiennie kształtuje się jednak sytuacja podmiotów zatrudniających, gdyż ciąży na nich ustawowy obowiązek umożliwienia osobom zatrudnionym oszczędzenia w PPK poprzez zawarcie umowy o zarządzanie PPK. W sytuacji wyrażenia woli oszczędzania w PPK przez osoby zatrudnione, także obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych i regularnego dokonywania wpłat. Obowiązki te mają charakter bezwzględny, tym samym podmiot zatrudniający nie może własnym działaniem się od nich uwolnić. Dalsze obowiązki związane z funkcjonowaniem Pracowniczych Planów Kapitałowych, dotyczące w szczególności zarządzania środkami zgromadzonymi w PPK i dokonywaniem ewentualnych wypłat na rzecz osób zatrudnionych, ciążą na instytucjach finansowych.

Podmiot zatrudniający i osoby zatrudnione w rozumieniu ustawy o PPK.

Za realizację obowiązków dotyczących Pracowniczych Planów Kapitałowych odpowiedzialność ponosi podmiot zatrudniający. Zgodnie z art. 2 ust. 21 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, za podmiot zatrudniający uznaje się:

Podmioty zatrudniające wykonują swe obowiązki określone w ustawie o PPK „w stosunku do” swych pracowników, zleceniobiorców, osób wykonujących pracę nakładczą itp., czyli tzw. osób zatrudnionych. Status osoby zatrudnionej posiadają wyłącznie osoby wskazane powyżej, po części „w stosunku do”, pod warunkiem podleganie przez nie obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym z ww. tytułów w Rzeczypospolitej Polskiej. Katalog osób zatrudnionych ma zatem charakter zamknięty, czyli ubezpieczeni, którzy nie spełniają warunków do uznania ich za osoby zatrudnione nie mogą zostać członkami PPK. Należy również zaznaczyć, że fakt przebywania przez osobę zatrudnioną na urlopie wychowawczym lub pobieranie zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego jest irrelewantny i nie wpływa na zasady tworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych

Osoby zatrudnione należy podzielić na trzy kategorie wiekowe z perspektywy ich uczestnictwa
w PPK
:

Kto jest zwolniony z obowiązku utworzenia PPK?

Z obowiązku utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych, na mocy ustawy, są zwolnione następujące podmioty:

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo Przedsiębiorców za mikroprzedsiębiorcę uznaje się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki: zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Umowa o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi.

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana przez podmiot zatrudniający z instytucją finansową. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK jest obowiązkiem każdego podmiotu zatrudniającego, za wyjątkiem podmiotów, które nie podlegają pod obowiązek utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych. Podmiot zatrudniający jest zobowiązany do zawarcia tej umowy nawet w sytuacji, kiedy żadna z osób zatrudnionych nie zamierza oszczędzać w PPK. Jest on zobowiązany do zawarcia takiej umowy „na wypadek”, gdyby którakolwiek z osób zatrudnionych chciała w przyszłości przystąpić do PPK. Powyższy obowiązek ma zatem charakter bezwzględny, zaś kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego, nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Pierwszym etapem zmierzającym do wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych jest wybór instytucji finansowej, z którą podmiot zatrudniający podpiszę umowę o zarządzanie PPK. Wybór instytucji finansowej powinien zostać dokonany przez podmiot zatrudniający w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą  w tym podmiocie. Jeżeli w danym podmiocie zatrudniającym nie funkcjonują związki zawodowe, to tego wyboru należy dokonać wspólnie z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w sposób przyjęty w danym podmiocie zatrudniającym. Należy podkreślić, że w drugim przypadku, wybór instytucji finansowej powinien się odbywać przy udziale wszystkich osób zatrudnionych, czyli nie tylko pracowników, lecz również m.in. zleceniobiorców. Sposób wyboru reprezentacji osób zatrudnionych nie jest określony w ustawie, zatem powinien on odbyć się zgodnie z zasadami przyjętymi u danego przedsiębiorcy.

Wybór instytucji finansowej powinien zostać dokonany w oparciu o ustalone przez strony biorące w nim udział kryteria. Tymi kryteriami może być w szczególności wynagrodzenie stałe za zarządzanie PPK, wynagrodzenie zmienne tj. za osiągnięty wynik, a także wysokość pozostałych opłat. Lista instytucji finansowych znajduje się na następującej stronie internetowej https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html  Umowa o zarządzanie PPK nie może zostać podpisana z instytucją finansową nie znajdującą się na tej liście. Zwracamy uwagę, że na przedmiotowej stronie internetowej można znaleźć oferty poszczególnych instytucji finansowych, a także ich dane teleadresowe, co ułatwia i przyspiesza dokonanie wyboru. Kończąc temat wyboru instytucji finansowej, należy podkreślić, że sam wybór instytucji finansowej oraz przebieg procesu wyboru powinien zostać udokumentowany m.in. poprzez sporządzanie protokołu z wyboru instytucji finansowej zawierającego przyjęte kryteria wyboru i przyczyny wyboru danej instytucji w świetle uprzednio przyjętych kryteriów. Po dokonaniu wyboru instytucji finansowej podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK. Umowa jest podpisywana przez podmiot zatrudniający, tj. bez udziału przedstawicieli osób zatrudnionych, w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Umowa o zarządzanie PPK zawierana jest zazwyczaj na wzorcu umownym sporządzonym przez instytucję finansową, zatem podmiot zatrudniający nie jest zobowiązany do samodzielnego sporządzenia projektu umowy. Samo zawarcie umowy o zarządzanie PPK nie musi wiązać się dla podmiotu zatrudniającego z koniecznością poniesienia opłat, dlatego też zalecamy dokładne zapoznanie się z ofertami poszczególnych instytucji finansowych celem wyboru najkorzystniejszej dla danej organizacji.

Umowa o prowadzenie PPK.

Kolejnym etapem na drodze do wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych jest zawarcie umowy o prowadzenie PPK, którą należy zawrzeć z tą samą instytucją finansową, co umowę o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Poprzez zawarcie umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający faktycznie zapisuje osoby zatrudnione do PPK. Należy pamiętać, że jeżeli wszystkie osoby zatrudnione zrezygnują z dokonywania wpłat do PPK, to podmiot zatrudniający nie jest zobowiązany do zawarcia umowy o prowadzenie PPK. Niemniej jednak jeżeli chociaż jedna osoba wyrazi taką wole, to podmiot zatrudniający jest bezwzględnie zobowiązany do jej zawarcia. Należy podkreślić, że kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego nie dopełnia obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.

Z perspektywy podmiotu zatrudniającego istotny jest etap mający miejsce pomiędzy zawarciem umowy o zarządzanie PPK a umowy o prowadzenie PPK, gdyż w tym okresie należy przeprowadzić akcję informacyjną wśród osób zatrudnionych celem zaznajomienia ich z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi i konsekwencją przystąpienia do tego programu. Przeprowadzenie tej akcji wprawdzie nie zawsze stanowi obowiązek podmiotu zatrudniającego, jednak w jego interesie jest uświadomienie pracowników, zleceniobiorców, itp. o konsekwencjach związanych z przystąpieniem do PPK, gdyż zmiana decyzji przez osoby zatrudnione na późniejszym etapie przysporzy mu więcej pracy. W praktyce najlepiej uzyskać od uprzednio wybranej instytucji finansowej broszury informacyjne i udostępnić je wszystkim osobą zatrudnionym. Na tym etapie podmiot zatrudniający powinien uzyskać oświadczenia o rezygnacji z PPK (o niedokonywaniu wpłat do PPK) od osób pomiędzy 18 – 55 rokiem życia, które nie chcą uczestniczyć w PPK. Brak złożenia oświadczenia o rezygnacji skutkuje automatycznym zapisaniem osoby zatrudnionej do PPK. Natomiast w stosunku do osób, które ukończyły już 55 rok życia, ale jeszcze nie ukończyły 70 roku życia, podmiot zatrudniający jest zobowiązany do poinformowania ich o możliwości złożenia wniosku o zawarcie w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK. Brak złożenia takiego wniosku jest równoznaczny z rezygnacją z oszczędzania w PPK.    Należy jednak pamiętać, że obowiązki związane z PPK nie mają charakteru jednorazowego. Podmiot zatrudniający zobowiązany jest do zawarcia umowy o prowadzenie PPK na rzecz i w imieniu każdego nowego pracownika po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną. Realizacja obowiązków dotyczących PPK powinna stanowić zwykły element polityki kadrowej każdego przedsiębiorcy.

Wpłaty do PPK.

Konsekwencją zawarcia umowy o prowadzenie PPK jest powstanie obowiązku regularnego dokonywania wpłat po stronie podmiotu zatrudniającego, jak i osoby zatrudnionej w imieniu i na rzecz, której zawarto umowę. Należy ponownie podkreślić, że samo zawarcie umowy o zarządzanie PPK nie rodzi jeszcze obowiązku dokonywania jakichkolwiek wpłat.

Wpłaty dokonywane przez podmiot zatrudniający i osobę zatrudnioną można podzielić na dwie grupy, tj. wpłaty podstawowe na PPK i wpłaty dodatkowe na PPK. Te dwie kategorie wpłat różnią się między sobą wysokością, a także ich charakterem. Wpłaty podstawowe są obowiązkowe i ich wysokość została określona w przepisach ustawy. Wpłaty dodatkowe są dobrowolne i przepisy ustawy określają wyłącznie ich maksymalny poziom.

Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5% wynagrodzenia. Podmiot zatrudniający może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wpłaty dokonywane do PPK w części finansowanej przez podmiot zatrudniający stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są one należne, pod warunkiem że zostaną odprowadzone w terminie określonym ustawie na zasadach określonych w art. 22 ust. 6bc ustawy o PIT lub odpowiednio w art. 15 ust. 4ga ustawy o CIT.

Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK, tj. osobę zatrudnioną, w której imieniu i na rzecz podpisano umowę o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych, wynosi 2% wynagrodzenia z tym zastrzeżeniem, że wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu. W gromadzeniu oszczędności w PPK partycypuje również państwo poprzez dokonywanie dopłat rocznych w wysokości 240,00 zł i wpłaty powitalnej w wysokości 250,00 zł.

Kiedy upływa termin na wprowadzenie PPK?

Wprowadzenie PPK zostało podzielone na 4 etapy. Trzy etapy zostały już zrealizowane, a aktualnie ma miejsce ostatni etap. Do dnia 23 kwietnia 2021 roku wszystkie podmioty zatrudniające objęte obowiązkiem wprowadzenia PPK są zobowiązane do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, a do dnia 10 maja 2021 roku umowy o prowadzenie PPK. Wywiązanie się przez podmioty zatrudniające z obowiązków wynikających  z ustawy o PPK jest kontrolowane przez Polski Fundusz Rozwoju S.A., dlatego też zalecamy zakończenie procedur związanych z wprowadzeniem Pracowniczych Planów Kapitałowych przed upływem powyższych terminów.

Jeżeli macie Państwo pytania dotyczące prawa pracy i tematyki Pracowniczych Planów Kapitałowych zapraszamy do kontaktu. Kancelaria prawna Achtelik Siwka i Wspólnicy Adwokaci i Radcy Prawni w Katowicach zapewnia wsparcie prawne dla osób pełniących funkcje związane z obsługą księgową i kadrowo-płacową w ramach specjalizacji.


Wróć

Autorzy

Jacek Mąka
radca prawny

  • Pomoc publiczna, fundusze europejskie;
  • Prawo własności przemysłowej, intelektualnej oraz prawo konkurencji;
  • Skomplikowane sądowe gospodarcze;
  • Kontrakty budowlane.

Chcesz wiedzieć więcej o naszym zespole?

Sprawdź nasz zespół tutaj…

Czytaj też

Tarcza 4.0 – obniżenie wymiaru czasu pracy o 20%

10.07.2020
Obniżenie etatu w związku z tarczą 4.0. Tarcza antykryzysowa 4.0 – obniżenie wymiaru czasu pracy o 20%. Nowe uprawnienia pracodawców. W przepisach tarczy antykryzysowej, 4.0. wprowadzono przepis, zgodnie z którym pracodawca, u którego wystąpił spadek przychodów ze sprzedaży towarów lub…

Delegowanie i podróże służbowe pracowników a zaświadczenie A1

09.10.2020
Analiza kwestii zaświadczenia A1 oraz delegowania pracowników i podróży służbowych. Swobodny przepływ osób jako filar UE. Jednym z filarów funkcjonowania Wspólnoty Europejskiej jest swobodny przepływ osób. Powszechna jest migracja ludzi związana z wykonywaniem pracy w różnych państwach Unii Europejskiej. Sytuacja…

Czy zatrudnienie pracownika firmy konkurencyjnej stanowi czyn nieuczciwej konkurencji?

03.03.2021
Przejęcie pracownika przez innego pracodawcę. Problem przejęcie pracownika przez innego pracodawcę. Obecna sytuacja gospodarczo-ekonomiczna wpłynęła na zauważalne zwiększenie migracji pracowników zwłaszcza tych posiadających wysokie kwalifikacje i pożądane na rynku pracy kompetencje. Przyczynami zmiany zatrudnienia są zwykle lepsze warunki pracy, wyższe…