Osoby, które w dniu 1 lipca 2021 roku podjęły próbę złożenia, na biurze podawczym sądu, wniosku o rejestrację bądź zmianę danych podmiotu (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółki jawnej itp.) wpisanego do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, mogły spotkać się z odmową przyjęcia dokumentów przez pracownika sądu. Jednocześnie, z udostępnionych na korytarzach sądu formularzy zniknęły takie druki jak KRS-W3, KRS-Z3 czy KRS-ZE (próżno ich też szukać na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości). Wszystko to za sprawą ustawy, której projekt wpłynął do sejmu blisko 4 lata temu.
Zgodnie z zapisami ustawy nowelizującej m. in. ustawę o krajowym rejestrze sądowym, od dnia 1 lipca 2021 roku wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego - a więc właśnie Portalu Rejestrów Sądowych. Ustawodawca postąpił zatem w sposób analogiczny, jako to miało miejsce w przypadku zmiany sposobu składania sprawozdań finansowych w 2018 roku (dla przypomnienia, od tego czasu złożenia sprawozdania finansowego może zostać przeprowadzone wyłącznie za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych)
Znowelizowana ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje jednak, że wszelkie wnioski dotyczące spółki podlegającej wpisowi do Rejestr Przedsiębiorców należy składać wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Sam Portal Rejestrów Sądowych (PRS) przewiduje obecnie możliwość złożenia takich wniosków jak: o przyjęcie dokumentów do akt rejestrowych; o wyznaczenie biegłego lub biegłego rewidenta; o wyznaczenie kuratora itd.
Pierwsze wrażenie nowego portalu (dostępnego pod adresem: https://prs.ms.gov.pl/ - podajemy go nie bez przyczyny, łatwiej obecnie znaleźć Polski Rejestr Statków, aniżeli platformę Ministerstwa Sprawiedliwości) jest bardzo pozytywne. Duże czytelne kafle tłumaczą użytkownikowi co może zrobić za pośrednictwem systemu. Niestety większość z opcji odsyła do znanego nam już wszystkim portalu eKRS na którym można m. in. sprawdzić dane kontrahenta (spółki) czy złożyć sprawozdanie finansowe. Nowa platforma nie zawiera tutaj niestety żadnej nowości. W pełni funkcjonalna pozostaje natomiast zakładka „e-formularze KRS”, za pomocą której można przygotować wniosek o zmianę danych podmiotu w Rejestrze Przedsiębiorców KRS.
Odnosząc się do samego elektronicznego formularza służącego m. in. do zmiany danych podmiotu, udostępnionego w ww. zakładce, to jest on bardzo intuicyjny oraz przejrzysty dla osoby, która wcześniej pracowała na papierowych formularzach KRS. Jeżeli ktoś nigdy wcześniej nie miał do czynienia z formularzami Krajowego Rejestru Sądowego, to wypełnienie ich w formie elektronicznej nie będzie dla niego ułatwieniem, a nawet, moim zdaniem, utrudni sprawę. System (Portal Rejestrów Sądowych) w trakcie wypełniania faktycznie dodaje kolejne formularze, które należy wypełnić przy określonej zmianie, niemniej nie wyświetla błędów w wypełnionych rubrykach. Dodatkowo, dochodzi do tego wielokrotne przechodzenie pomiędzy formularzami oraz oznaczanie checkbox, które często mogą umknąć naszej uwadze w stonowanej kolorystyce portalu PRS. Portal Rejestrów Sądowych udostępnia wprawdzie możliwość „sprawdzenia poprawności” przygotowanego formularza, jednakże opcja ta nie działa w sposób, w który można było się spodziewać. Po jej wybraniu, wyświetlona została informacja, że „Formularz uzupełniony poprawnie” co nie do końca było zgodne z prawdą w trakcie wypełniania przykładowego wniosku. Zatem należy założyć, że udostępniona nam 1 lipca 2021 roku wersja Portalu Rejestrów Sądowych będzie dopracowywana.
Zasadą wynikającą z Kodeksu posterowani cywilnego jest, że dokumenty stanowiące podstawę wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Jednocześnie do pisma wnoszonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – Portalu Rejestrów Sądowych dołącza się załączniki w postaci elektronicznej.
No dobrze, ale jak poprawnie przesłać przygotowany dokument do KRS, jeżeli pierwotnie został on sporządzone w formie papierowej. Czy załącznikiem w takim wypadku może być skan takiego dokumentu – otóż nie.
Zacznijmy może od tego, co udało się ustawodawcy w procesie rozwiązania powyższego problemu. Przed wprowadzeniem Portalu Rejestrów Sądowych ustawodawca, przy udziale Krajowej Rady Notarialnej, utworzył Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Rejestr ten zawiera w formie elektronicznej m.in. akty notarialne, które mogą stanowić podstawę do wpisu w Rejestrze Przedsiębiorców. W trakcie wypełniania formularzy w portalu wystarczy podać numer aktu ujawnionego w rejestrze co zastępuje potrzebę jego skanowania czy też dodawania w inny sposób do systemu.
Co natomiast w przypadku pozostałych dokumentów? Tutaj odpowiedź jest niestety bardziej skomplikowana. Jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego zostały sporządzone w postaci papierowej, do wniosku składanego przez Portal Rejestrów Sądowych dołącza się odpisy elektroniczne (skany) poświadczone przez notariusza (co w praktyce raczej nie będzie miało miejsca) albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym.
Oczywiście istnieje możliwość sporządzenia przez zarząd lub inne organy spółki dokumentów w formie elektronicznej (podpisanych profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, np. Szafir). W takim wypadku dokument taki, może stanowić podstawę dokonania wpisu w KRS poprzez Portal Rejestrów Sądowych – w takim przypadku faktycznie możemy stwierdzić, że procedura składania wniosków do KRS jest w pełni elektroniczna,
Ustawodawca uprawniając pełnomocników do poświadczania dokumentów wprowadził wyjątek od reguły przedkładania dokumentów w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Niestety nic bardziej mylnego, w takim przypadku oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo przesyła się, w formie papierowej, do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma.I tak wracamy do punktu wyjścia rozumianego jako papierowe składanie dokumentów. Wspomnę tylko, że brak dosłania ww. dokumentów skutkować będzie zwrotem wniosku.
Pomimo tak długiego vacatio legis ustawodawca, najprawdopodobniej nie dostrzegł zbieżności wprowadzanych do ustawy pojęć z pojęciami już obecnie funkcjonującymi. Mianowicie dotychczasowe przepisy ustawy o krajowym rejestrze sądowym, kodeksu spółek handlowych oraz kodeksu postępowania cywilnego w zakresie postępowania rejestrowego zawierały przepisy odwołujące się do systemu teleinformatycznego – s24. We wprowadzonej nowelizacji, ustawodawca również posługuje się określeniem systemu teleinformatycznego, ale już w odniesieniu do PRS (Portalu Rejestrów Sądowych). Nowy system wypiera stary jednocześnie korzysta w pełni z jego dorobku (niekoniecznie prawnego, albowiem wprowadzone zostały już teraz odmienne regulacje). Tymczasem obecnie w obrocie funkcjonują oba te systemy, natomiast przepisy skierowane w stosunku do jednego systemu niekoniecznie odnoszą skutek do drugiego.
Od 5 lat w Polsce średnio rejestruje się ok. 50.000 nowych spółek, które podlegają wpisowi do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Zmiana wprowadzona z dniem 1 lipca 2021 roku obejmować będzie zatem pokaźną ilość obecnych oraz przyszłych przedsiębiorców. Tymczasem,
w sieci trudno znaleźć większy artykuł na temat Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) czy też wprowadzonych zmian.
Powodów tak niskiego zainteresowania może być kilka. Pierwszy to epidemia COVID-19. W obliczu wprowadzanych licznych przepisów szczególnych, tarcz finansowych, lockdown-ów itp. mało który przedsiębiorca czy prawnik miał czas zapoznawać się z budową nowego portalu internetowego – Portalu Rejestrów Sądowych. Kolejno ww. portal został zapowiedziany w 2018 roku oraz wstępnie przewidywano jego wejście w życie w 2020 roku. Termin ten był trzykrotnie przekładany, aż do obecnego a tj. 1 lipca 2021 roku. Niewiele osób, śledzących losy ustawy wierzyło, że przepisy tym razem wejdą w życie. Ostatnią z okoliczności jest zbiegnięcie się w czasie wejścia w życie ww. ustawy z ustawą wprowadzające jeszcze większe zmiany w procedurze cywilnej a tj. ustawą o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. W tym miejscu tylko wspomnę, że na jej podstawie, od 3 lipca 2021 roku, sądy będą doręczać korespondencję do pełnomocników w formie elektronicznej.
Portal Rejestrów Sądowych w obecnej formie (przypominam adres: https://prs.ms.gov.pl/) pozostaje bardzo ograniczony co do swoich funkcji. Myślę, że docelowo przejmie on funkcje obecnego portalu eKRS, poszerzając go o dodatkowe usprawnienia. Portal ma zostać rozbudowany m. in. o przeglądarkę akt rejestrowych Krajowego Rejestru Sądowego, co umożliwi przeglądanie złożonych dokumentów bez potrzeby odwiedzania stacjonarnej czytelni akt KRS (dla niewtajemniczonych, obecny czas oczekiwania na udostępnienie jawnych akt KRS, np. w sądzie w Katowicach wynosi od 2 do 3 miesięcy). Jednakże nauczeni doświadczeniem, zakładamy, że będziemy musieli jeszcze trochę poczekać na korzystanie z pełnej funkcjonalności udostępnionego systemu - portal s24 potrzebował aż 5 lat na uzyskanie pełnej sprawności oraz funkcjonalności, którą znamy dzisiaj.
Nasza kancelaria prawna pozostaje w gotowości do wsparcia klientów w zmieniającej się rzeczywistości prawnej, również w zakresie zmiany w składaniu wniosków do KRS. Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani opisaną w artykule tematyką zapraszamy do kontaktu. Świadczymy pomoc prawną zarówno w naszym biurze w Katowicach jak i przy wykorzystaniu instrumentów do komunikacji online.
