Opłaty dodatkowe związane z najmem powierzchni handlowych.

Najem powierzchni w galerii handlowej i opłaty dodatkowe pobierane od najemcy.

Najem powierzchni handlowych w centrach handlowo-usługowych (galeriach handlowych) stanowi atrakcyjny sposób dla każdego przedsiębiorcy do upowszechnienia swych produktów wśród potencjalnych kontrahentów. Centra handlowe wciąż stanowią istotne miejsca spotkań pomiędzy przedsiębiorcami, a konsumentami. Wprawdzie panująca pandemia COVID-19 tymczasowo naruszyła dotychczas panujące stosunki gospodarczo-społeczne, jednak pandemia kiedyś minie, a utrwalone zwyczaje „zakupowe” pozostaną bez zmian.

Tym samym rynek związany z najem powierzchni handlowych zapewne wróci do poziomu sprzed pandemii, a umowy najmu powierzchni handlowych wrócą do łask. Poniżej przeanalizujemy zasadność oraz sposób pobierania i obliczania opłat dodatkowych w galeriach handlowych, czyli opłat które są pobierane przez wynajmującego powierzchnię handlową w galerii,  z tytułu kosztów funkcjonowania galerii (promocji, reklamy, bieżącego utrzymania galerii handlowej czy jej ochrony).

Umowa najmu w galerii handlowej - umowa B2B

Przedsiębiorca zamierzający wynająć lokal usługowy lub będący już stroną takiej umowy, powinien mieć świadomość konsekwencji, zwłaszcza finansowych, związanych z zawartą umową najmu powierzchni w galerii. W przypadku umów najmu powierzchni handlowych, po obu stronach umowy występują przedsiębiorcy, od których można wymagać podstawowej znajomości przepisów prawa, a także świadomości składanych przez nich oświadczeń woli. Innymi słowy, przedsiębiorca w trakcie sporu, nie powinien zasłaniać się brakiem zaznajomienia się z umową przed jej podsianiem, czy też niezrozumieniem niektórych jej postanowień, w szczególności mając na uwadze fakt, że korzystanie z profesjonalnej obsługi prawnej jest już swego rodzaju standardem w obrocie profesjonalnym.

Należy jednak pamiętać, że wprawdzie najemca powierzchni handlowej zawiera umowę najmu celem prowadzenia działalności gospodarczej, jednak nie robi tego w związku z wykonywaniem typowych czynności zawodowych, czyli nie jest on profesjonalistą i nie można od niego wymagać podwyższonych standardów staranności, lecz zwykłą, należytą staranność.

Opłaty obciążające najemcę powierzchni handlowej.

Z perspektywy najemcy elementem istotnym w umowie najmu, o ile nie najistotniejszym, są postanowienia dotyczące wysokości jego zobowiązań finansowych względem wynajmującego. Każdy najemca jest obowiązany do terminowanego płacenia czynszu najmu, opłat za media, a także do partycypowania w kosztach utrzymania całego centrum handlowego. Czynsz najmu stanowi wynagrodzenie dla wynajmującego za korzystanie przez najemcę z jego przedmiotu własności. Strony umowy mają swobodę w kształtowaniu jego wysokości. Z dotychczasowego doświadczenia Kancelarii wynika, że spory na tle wykładni postanowień umownych określających wysokość czynszu najmu są stosunkowo rzadkie, dlatego też w dalszej części artykułu skupię się na pozostałych dwóch kategoriach opłat.

Opłaty związane ze zużyciem mediów w umowie najmu powierzchni w galerii handlowej.

Najemcy są także zobowiązani do regulowania opłat związanych ze zużyciem przez nich energii elektrycznej, wody, gazu, itp. w wynajmowanym lokalu. Przedmiotowe opłaty są w sposób oczywisty powiązane z faktycznym zużyciem mediów przez najemcę, co też powinno zostać odzwierciedlone w treści postanowień umownych. Optymalnym rozwiązaniem jest uzależnienie wysokości opłat od wskazań liczników znajdujących się w najmowanym lokalu, gdyż w ten sposób obie strony umowy mają świadomość co do sposobu ustalania i rozliczania opłat dodatkowych. W umowach najmu powierzchni handlowej można również spotkać klauzule umowne przewidujące ryczałtowe rozliczanie opłat za media. W świetle obowiązujących przepisów prawa taka praktyka jest niewątpliwie dopuszczalna, niemniej jednak kwota ryczałtu powinna zostać określona w sposób adekwatny do faktycznego zużycia, gdyż w innym wypadku opłaty za media stanowią dodatkowe, ukryte wynagrodzenie wynajmującego.

Zasady partycypowania w kosztach funkcjonowania centrum handlowego, pobieranie dodatkowych opłat i ich obliczanie.

Najemcy powierzchni w galeriach handlowych są również zobowiązani do partycypowania w kosztach utrzymania centrum handlowego, w szczególności związanych z koniecznością ochrony mienia, dbania o czystość i porządek w centrum, oświetleniem i wentylacją części wspólnych, czy też koniecznością prowadzenia kampanii reklamowych. Obowiązek współuczestnictwa najemcy w powyższych kosztach jest w pełni zrozumiały, gdyż faktycznie najemca wykorzystuje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oprócz zajmowanego lokalu użytkowego, także ciągi komunikacyjne, pomieszczenia sanitarne itp. (a raczej wykorzystują je klienci lub potencjalni klienci takiego najemcy). Niemniej jednak sposób partycypowania najemców w opłatach związanych z funkcjonowaniem centrum handlowego budzi liczne kontrowersje, a przynajmniej taki wniosek wypływa  z dotychczasowego doświadczenia Kancelarii. Jak się okazuje – także duże spółki najmujące powierzchnie handlowe w licznych galeriach handlowych, rozsianych praktycznie po terenie całego kraju, borykają się z problemem prawidłowego rozumienia ustalonych w umowie, zasad partycypowania w kosztach funkcjonowania galerii handlowej.

Powszechną praktyką ustalania udziału najemcy w opłatach dodatkowych jest uzależnienie jego wysokości od ilorazu powierzchni wynajmowanego lokalu i całej powierzchni centrum lub powierzchni centrum przeznaczonej pod wynajem. W ten sposób wysokość udziały najemcy jest stała, a sposób jego ustalenia jest znany obu stronom umowy. Problemy pojawiają się jednak w razie uzależnienia wysokości udziału najemcy w opłatach dodatkowych od współczynnika ważenia lub innego miernika przyjętego przez wynajmującego.

Zarówno fakt zastosowania współczynnika ważenia, jak i jego wysokość musi zostać określona w treści umowy. Niemniej jednak nie w sposób dowolny. Na podstawie danych zamieszczonych w umowie zarówno najemca powierzchni handlowej, jak i wynajmujący, powinni być w stanie określić wartość współczynnika ważenia, a idąc dalej udział w opłatach dodatkowych. Umowa w sposób precyzyjny musi określać sposób ustalenia tej wartości. Naruszenie tej reguły rodzi negatywne konsekwencje, głównie dla wynajmującego, gdyż najemca jest związany treścią umowy w brzmieniu  ustalonym wspólnie przez strony, a nie praktyką narzuconą przez wynajmującego. Zatem nie jest obowiązany do regulowania opłat w wysokości nie wynikającej wprost z treści umowy. Kolejną kwestią wartą zwrócenia uwagi jest sposób ustalenia kwotowego, pieniężnego udziału najemcy powierzchni handlowej w galerii, w opłatach dodatkowych związanych z funkcjonowaniem centrum handlowego.

Po pierwsze należy zauważyć, że co do zasady najemca powinien partycypować w opłatach dodatkowych,  a zatem pokrywać faktyczną ich część. Tym samym postanowienia umowy powinny być skonstruowane w taki sposób, żeby uzależnić wysokość zobowiązania najemcy od rzeczywistych kosztów poniesionych przez wynajmującego. Po drugie, najemca musi mieć zapewnioną możliwość zweryfikowania obliczeń dokonanych przez wynajmującego. Na żądanie najemcy, wynajmujący powinien udostępnić mu dokumenty finansowe obrazujące koszty poniesione przez wynajmującego i w tym przypadku zasłanianie się przez wynajmującego – przykładowo - tajemnicą handlową przedsiębiorcy, jest nieuzasadnione.

Trochę inaczej kształtuje się sytuacja w razie przyjęcia, że kwota odpowiadająca udziałowi najemcy w opłatach dodatkowych ma charakter ryczałtowy. Ponownie wysokość ryczałtu powinna zostać określona w sposób adekwatny do faktycznej wysokości kosztów związanych z funkcjonowaniem centrum handlowego, gdyż opłaty dodatkowe nie stanowią wynagrodzenia wynajmującego, lecz rekompensatę poniesionych kosztów. Niemniej jednak w takiej sytuacji najemca powierzchni handlowej również powinien mieć możliwość weryfikacji kosztów poniesionych przez wynajmującego, gdyż te okoliczności wpływają na jego sytuację.

Najem powierzchni handlowej w galerii i opłaty dodatkowe – podsumowanie.

Zgodnie z panującą zasadą swobody umów, stroną mogą określić treść łączącego ich stosunku prawnego w sposób dowolny, o ile w wyniku ich działań nie dojdzie do naruszenia przepisów prawa, zasad współżycia społecznego, czy też istoty stosunku zobowiązaniowego. Z powyższej przyczyny za najlepsze zabezpieczenie interesów zarówno wynajmującego, jak i najemcy powierzchni handlowej, należy uznać prawidłowe i profesjonalne skonstruowanie postanowień umowy najmu. Zakres obowiązków jednej i drugiej strony powinien zostać określony w sposób jasny i jednoznaczny. Sformułowanie postanowień umownych dotyczących opłat dodatkowych pobieranych od najemcy w galeriach handlowych w sposób realizujący powyższe postulaty stanowi nie lada wezwanie. Jednak ich realizacja stanowi, z jednej strony szansę uniknięcia sporu, a z drugiej gwarancję, że spór zostanie rozstrzygnięty pomyśli strony postępującej zgodnie z treścią umowy. Powyższe rozważenia zostały przedstawiona na kanwie sporów dotyczących umów najmu powierzchni handlowych w centrach handlowo-usługowych, jednak można je odnieść do wszystkich umów najmu.

Warto dodać, że powyższa kwestia ma niebagatelne przełożenie na wysokość świadczenia najemcy składającego się na opłaty dodatkowe uiszczane na rzecz wynajmującego. W zależności od sytuacji kwota, często pobierana niezasadnie przez wynajmującego może wynosić nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie.

Gdy jeszcze dojdzie do tego fakt, że dana spółka, czy przedsiębiorca jest najemcą kilku lub kilkudziesięciu lokali w galeriach handlowych rozsianych po całej Polsce, potencjalne oszczędności mogą być liczone w milionach złotych.

Bardzo dziękujemy za zainteresowanie niniejszym wpisem. To motywuje do dalszej pracy. Chcesz wiedzieć więcej o pracy naszej Kancelarii i specjalizacjach? Zapoznaj się z nimi tutaj.