PRAWO PRACY DLA PRACODAWCY

Regulamin pracy stanowi jedno ze źródeł prawa pracy, określając prawa i obowiązki stron stosunku pracy, organizację i porządek w procesie pracy, przy czym jego postanowienia nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy, innych ustaw i aktów wykonawczych, układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych. Kancelaria Achtelik Siwka i Wspólnicy Adwokaci i Radcy Prawni, przygotowuje kompleksowo dokumentację konieczną do wdrożenia w zakładzie pracy, zapewniając jej zgodność z przepisami prawa pracy. Niejednokrotnie bowiem zdarza się, że po analizie zastanych i obowiązujących u pracodawcy dokumentów, dochodzimy do przekonania o wadliwości stosowanej tam dokumentacji.

Warto wiedzieć, że obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, ale nie ma przeszkód, aby regulamin pracy został wprowadzony także przez pracodawcę, który zatrudnia mniejszą liczbę pracowników. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie.

Regulamin pracy normuje takie kwestie jak:

1. organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
2. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
3. pora nocna;
4. miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia;
5. przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy
6. cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w zakładzie pracy;
7. wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
8. rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
9. wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
10. obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
11. informacje o karach porządkowych stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników;
12. wprowadzenie przerwy w pracy trwającej do 60 min, nie wliczanej do czasu pracy;
13. liczba godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym.

Należy pamiętać, że treść regulaminu pracy powinna być ustalona przez pracodawcę w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. To samo dotyczy zmian regulaminu pracy. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy.  Kancelaria, nasi prawnicy,  adwokaci, radcy prawni świadczą pomoc przy analizie już obowiązujących w zakładzie pracy regulaminów, przygotowują stosowne do nich zmiany, ale także przygotowują nowe regulacje.

Jednym z ważniejszych aktów prawa wewnątrzzakładowego, przy przygotowywaniu którego możecie Państwo liczyć na pomoc prawników naszej Kancelarii jest przygotowywania i regulaminów wynagradzania. Zasadniczo regulamin wynagradzania określa warunki wynagrodzenia za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą, w tym należności pracowników z tytułu podróży służbowych. W regulaminie wynagradzania ustala się wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, a także innych (dodatkowych) składników wynagrodzenia, jeżeli zostały one przewidziane z tytułu wykonywania określonej pracy. Należy mieć świadomość, że  regulamin wynagradzania nie może ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w jednostkach sfery budżetowej.

Co istotne, do wprowadzenia regulaminu wynagradzania zobowiązany jest pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, może, lecz nie musi, wprowadzić regulamin wynagradzania.

W regulaminie wynagradzania pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania.

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania.

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jeśli jesteście Państwo zainteresowani profesjonalnym wsparciem prawnym i pomocą prawną dotycząca prawa pracy zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Zespół naszych specjalistów, świadczących wsparcie na rzecz pracodawców, rzetelnie przeanalizuje dokumentację obowiązująca w zakładzie pracy. Wiedza jaką posiada w tym zakresie adwokat lub radca prawny może się okazać nieoceniona.  Praktyka wdrażania dokumentacji pracowniczej niestety często pokazuje jej wadliwość mogącą skutkować negatywnymi prawnymi konsekwencjami dla pracodawcy.

Kancelaria Achtelik Siwka i Wspólnicy Adwokaci i Radcy Prawni, udziela porad prawnych oraz służy pomocą przy przygotowywaniu oraz opiniowaniu dokumentacji pracowniczej pracodawców. W tym zakresie pomoc zapewniają specjaliści z zakresu prawa pracy. Dokumentacja pracownicza obejmuje dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe, stanowiące dokumentację pracowniczą. Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują:

1. w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
2. w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
3. w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
4. w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Warto wiedzieć w tym zakresie, że oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Ponadto pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą: ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy, dokumenty dotyczące stosowanych systemów i rozkładów czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
3. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
4. kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

W przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę lub w innych przypadkach gdy ma miejsce następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia i okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (jeżeli stosunek pracy został nawiązany 1 stycznia 2019 roku lub później), chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wprawdzie materia ta jest niemal w całości domeną działów kadr obowiązujących u pracodawcy, praktyka pokazuje, że wsparcie prawne i merytoryczna wiedza prawnika będzie także w tym zakresie niezbędna.

Jedną z regulacji obowiązujących bardzo często w zakładach pracy jest regulacja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Kancelaria Achtelik Siwka i Wspólnicy Adwokaci i Radcy Prawni ma doświadczenie przy tworzeniu regulaminów i ich wdrażaniu zarówno w dużych korporacjach jak i niewielkich przedsiębiorstwach.

W niektórych przypadkach utworzenie Zakładowego funduszu będzie obligatoryjne, a czasami tylko fakultatywne. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalny zobowiązani są stworzyć  pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, powinni natomiast utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Natomiast pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Pracodawcy ci, jeśli nie są objęci układem zbiorowym pracy oraz nie są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Pracodawca powinien pamiętać, że świadczenie urlopowe wypłaca on raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Świadczenie urlopowe nie podlega w tym przypadku składce na ubezpieczenie społeczne pracowników.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Pracodawca, rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, zobowiązany do utworzenia Funduszu, dokonuje odpisu na Fundusz od następnego roku kalendarzowego. Jeżeli rozpoczęcie działalności następuje w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzy Fundusz. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Kancelaria świadczy pomoc przy przygotowywaniu dokumentacji dotyczącej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.