Kiedy pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy?

Co to jest regulamin pracy? Kiedy należy go ustanowić? Co powinien zawierać? Jaki jest tryb jego wprowadzania? To częste pytania zadawane przez przedsiębiorców, dlatego w dzisiejszym wpisie postanowiliśmy na nie odpowiedzieć.

Regulamin pracy wg Kodeksu pracy

Art. 9 § 1 Kodeksu pracy definiuje prawo pracy jako przepisy kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców. Do prawa pracy zalicza się ponadto układy zbiorowe pracy i inne oparte na ustawie porozumienia zbiorowe oraz regulaminy i statuty określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Stosownie do art. 104 § 2 Kodeksu pracy obowiązek tworzenia regulaminu pracy dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników ( pracowników w rozumieniu kodeksu pracy zatem bez uwzględniania osób pozostających w stosunku zlecenia czy świadczących usługi na podstawie umów o dzieło) oraz pracodawcy, którego w zakresie organizacji i porządku w procesie pracy nie obowiązują przepisy układu zbiorowego pracy.

Kto ustala regulamin pracy?

Regulamin pracy co do zasady ustala pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nie uzgodnienia treści regulaminu w porozumieniu z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy pracodawca ustala samodzielnie. Procedura ta została określona wprost w art. 104[2] Kodeksu pracy i nie może ulegać modyfikacji.

Regulaminy pracy z założenia mają stanowić konkretyzację praw i obowiązków pracowników i pracodawcy uwzględniając przy tym potrzeby konkretnego zakładu pracy. Ustawodawca pozostawił tu pewną swobodę na zawarcie dodatkowych obowiązków lub praw pracowników i pracodawcy, nieprzewidzianych w kodeksie pracy i innych ustawach, tak, aby uwzględniały one specyfikę określonego zakładu, przy czym pamiętać należy, że regulamin pracy nie może zawierać postanowień mniej korzystnych niż przewidziane w Kodeksie pracy czy układzie zbiorowym pracy (jeśli taki obowiązuje u danego pracodawcy).

Co określa regulamin pracy?

Regulamin pracy powinien określać w szczególności:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
• porę nocną;
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Wskazać jednocześnie należy, iż przepisy nie zabraniają ustalić regulamin pracy pracodawcy, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Również w takim przypadku wprowadzony przez pracodawcę regulamin będzie miał moc obowiązującą.

Podsumowanie.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W konsekwencji pracodawca po ustaleniu i ewentualnym uzgodnieniu treści regulaminu powinien w następnej kolejności umożliwić wszystkim pracownikom zapoznanie się z nim. W praktyce często praktykowanym rozwiązaniem jest wywieszanie treści regulaminu w miejscu ogólnie dostępnym dla pracowników, np. tablicy ogłoszeń.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że warunkiem rozpoczęcia biegu 2-tygodniowego terminu nie jest bezwarunkowe zapoznanie się z regulaminem wszystkich pracowników. Pracodawca powinien poinformować pracowników o sporządzeniu regulaminu pracy i umożliwić im zapoznanie się z jego treścią. Natomiast to, czy pracownicy skorzystają z tej możliwości, zależy już tylko od nich. Jednakże w celu zabezpieczenia się przed ewentualnymi zarzutami pracowników wskazane byłoby uzyskanie pisemnego potwierdzenia pracownika o fakcie zaznajomienia się z regulaminem (np. na sporządzonej liście).

Prawo pracy to jedna z naszych specjalności o której można przeczytać więcej tutaj: Prawo pracownika Katowice. Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania bądź wątpliwości, nasi adwokaci i radcy prawni służą pomocą prawną. Zapraszamy do kontaktu - ASIW Kancelaria adwokacka Katowice.